Elektronische kantonale Unterlagen anbieten

Anleitung

  1. Für wen dieser Service ist

    Diese Service-Seite ist eine Arbeitshilfe für jene Mitarbeitenden kantonaler Organe, die für Aktenangebote an das Staatsarchiv zuständig sind.

    Alle öffentlichen Organe des Kantons müssen ihre Informationen so verwalten, dass nachvollziehbar ist, wie das Organ gehandelt hat, und dass es darüber Rechenschaft ablegen kann. Diese Pflicht zur Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftsfähigkeit betrifft die laufenden und abgeschlossenen Geschäfte, für die noch eine Aufbewahrungsfrist gilt.

    Wenn diese Frist abgelaufen ist, muss das öffentliche Organ seine nicht mehr benötigten Unterlagen dem zuständigen Archiv (in der Regel dem Staatsarchiv) zur Bewertung und Übernahme anbieten.

    Die Anbietepflicht gilt für sämtliche Arten von Informationen, unabhängig von ihrer Darstellungsform und ihrem Informationsträger, also beispielsweise für:

    • physische und elektronische Unterlagen
    • audiovisuelle Medien
    • geheime Dokumente
    • Unterlagen mit besonderen Personendaten
    • Karteien und Verzeichnisse
    • Datenbanken
    • Geografische Informationssysteme.

    Die folgenden Anleitungsschritte helfen Ihnen beim Anbieten und Abliefern elektronischer Unterlagen (Daten).

  2. Unterlagen aussondern

    Für elektronische Unterlagen (Daten) gelten die gleichen Regeln wie für Papierakten: Sie haben eine bestimmte Aufbewahrungsfrist und müssen anschliessend dem Staatsarchiv angeboten werden.

    Sondern Sie also periodisch jene elektronischen Dossiers aus, die abgeschlossen sind und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

    In einigen Fällen ist es schwierig, eine klare Aufbewahrungsfrist zu definieren, insbesondere dort, wo Daten laufend mutiert werden. In solchen Fällen kann die Lösung darin bestehen, periodisch einen bestimmten Stand per Stichtag zu archivieren.

    Nehmen Sie bei Unklarheiten frühzeitig mit dem Staatsarchiv Kontakt auf.

  3. Unterlagen anbieten

    Bieten Sie die ausgesonderten Unterlagen (Daten) dem Staatsarchiv mit dem Formular «Aktenangebot» an. Dieses enthält möglichst präzise Angaben zu den angebotenen Informationen. 

  4. Datenexport spezifizieren

    Das Staatsarchiv bewertet die angebotenen elektronischen Unterlagen. In der Regel wird nur ein Teil dauernd archiviert. Die ausgewählten Unterlagen müssen aus dem Ursprungssystem exportiert und nach bestimmten Vorgaben in ein Ablieferungspaket (Submission Information Package SIP, meistens gemäss Standard eCH-0160) umgewandelt werden. Dieses Paket enthält neben den eigentlichen Unterlagen (Primärdaten) auch beschreibende technische und inhaltliche Metadaten, die die dauernde Les- und Interpretierbarkeit sicherstellen.

    Sie können Unterlagen nicht in beliebigen Ursprungsformaten abliefern, sondern müssen sie in archivtaugliche Dateiformate konvertieren, damit sie langfristig noch gelesen werden können. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) führt einen Katalog archivtauglicher Dateiformate, der auch für den Kanton Zürich verbindlich ist. Die wichtigsten Formate sind die folgenden:

    Vorteile:

    • PDF/A-2u (für Textdateien)
    • TIFF, JPF (JPEG2000) (für Bilddaten)
    • CSV (für einzelne Tabellen)
    • SIARD (für Extrakte aus Datenbanken)
    • WAV, MJPEG2000 (für Audio- bzw. Videodaten)

    Sie dürfen keine verschlüsselten Daten zur Archivierung anbieten.

    Nehmen Sie bei allen Projekten zur Vorbereitung eines Exports oder zum Bau einer Exportschnittstelle (für wiederholte Exporte) frühzeitig mit dem Staatsarchiv Kontakt auf.

  5. Ablieferung durchführen

    Der Übermittlungsweg ins Staatsarchiv spielt eine untergeordnete Rolle. Wichtig ist, dass die Integrität der Daten zu jedem Zeitpunkt garantiert ist.

    In der Regel bietet sich für die Übermittlung der WebTransfer ZH an, mit dem Sie Daten unverschlüsselt abliefern können, ohne den Datenschutz zu verletzen. Alternativ können Sie das Ablieferungspaket auch auf einem Datenträger (DVD, USB-Stick, externe Festplatte) speichern und dem Staatsarchiv übergeben. Weniger geeignet ist (zumindest bei sensiblen Daten) die Übermittlung per E-Mail.

    Um sicherzustellen, dass die abgelieferten Daten bei den Kopiervorgängen unversehrt geblieben sind, müssen Sie die Ablieferungen mit einer Prüfsumme (Typ md5) versehen, die Sie ebenfalls mitliefern.

  6. Nicht archivierte Unterlagen löschen

    Sobald das Staatsarchiv bestätigt hat, dass die Ablieferung vollständig und fehlerlos ist, müssen Sie sämtliche ursprünglich angebotenen Unterlagen im Ursprungssystem löschen. Das gilt für

    Vorteile:

    • angebotene, aber vom Staatsarchiv nicht übernommene Daten, sowie für
    • Kopien der dem Staatsarchiv abgelieferten Daten.

Kontakt

Staatsarchiv – Abteilung Überlieferungsbildung

Adresse

Winterthurerstrasse 170
8057 Zürich
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