Glossar

Dieses Glossar erklärt wichtige Begriffe zu verschiedenen Themenbereichen der Digitalen Verwaltung und des E-Governments. Es wird laufend erweitert.

Inhaltsverzeichnis

Aufbau des Glossars

Die Begriffe und die dazugehörigen Erläuterungen sind verschiedenen Themenbereichen zugeordnet, die von den Projekten der digitalen Transformation abgeleitet werden.

Datenmanagement

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Daten sind in einem logischen Zusammenhang stehende Bestandteile einer Information, die auch auf elektronischem Weg verarbeitet werden können.

Stammdaten (Master Data) sind die Kerndaten, die in einer bestimmten Organisation wesentlich für Geschäftsprozesse sind. Sie liefern grundlegende Informationen über die wichtigsten Objekte der Organisation wie Dienstleitungen, Kunden oder Mitarbeitende.

Stammdaten sind grundsätzlich für die laufenden Geschäftsoperationen erforderlich und werden normalerweise über einen längeren Zeitraum nicht verändert. Die Art von Informationen, die als Stammdaten betrachtet werden, variiert von Branche zu Branche und unterscheidet sich sogar innerhalb der gleichen Branche von einem Unternehmen zum anderen (insbesondere Fokus auf Kanton ZH).

Stammdaten liefern grundlegende Informationen über die Geschäftsobjekte von Organisationen, z. B. Kunden, Mitarbeitende, Gebäude, Fahrzeuge oder Dienstleistungen. Mehrere Stammdaten können ein Geschäftsobjekt identifizieren.

Stammdaten werden über viele Stellen (können auch in einer Organisation sein) für ihre unterschiedlichen Prozesse genutzt und können unerwünschte Redundanzen und Widersprüche produzieren.

  • Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen gemäss IDG ZH §3 (Personendaten; besondere Personendaten)
  • Repräsentieren die Angaben über eine natürliche Person und beziehen sich direkt oder indirekt auf diese Person.
  • Die Auflistung der Personendaten gemäss KEP und Bundesamt für Statistik (siehe unterhalb) ist umfangreich, aber nicht abschliessend.
  • Je nach Amt kommen weitere, amtsspezifische Personendaten hinzu. Häufig sind dies ID-Nummern von Fachapplikationen, sowie weitere Daten mit Personenbezug, beispielsweise die Fahrzeugausweise  Strassenverkehrsamt), die Bewilligungen/Ausweise (Migrationsamt), biomet-rische Daten (KAPO) oder Daten über Klienten im Schul-, Heim-, Pädagogik-Bereich (Amt für Jugend und Berufsbildung)

Kategorisierte Personendaten gemäss Struktur KEP / MERG / BFS:

  • Kategorie Name: Vorname, Nachname, Ledigname, Allianzname, Aliasname, Rufname
  • Kategorie Demografische Daten: Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Zivilstand, Trennung*, Auflösungsgrund*, Todesdatum
  • Kategorie Staatsangehörigkeit: Staatsangehörigkeit, Status Staatsangehörigkeit, Datum Staatsangehörigkeit Beginn, Heimatorte, Auslän-derkategorie, Ausländerkategorie gültig ab, Auslän-derkategorie gültig bis, Einreisedatum
  • Kategorie Meldeverhältnis: Meldeverhältnis, Zuzugsdatum, Herkunftsort, Wegzugsdatum, Zielort, Umzugsdatum, Aufenthalt (Neben-Wohnsitz), Niederlassung (Hauptwohnsitz)
  • Kategorie Adresse und Haushalt in der Meldegemeinde: Zustelladresse, Wohnadresse (inkl. AWN), EGID, Haushaltsart, EWID
  • Kategorie Weitere Merkmale: Konfessionszugehörigkeit*, Datum Beginn der Gül-tigkeit der Konfessionszugehörigkeit*, Einschränkung Stimm- und Wahlrecht
  • Kategorie Beziehungen: Haushalt, Partner (Ehepartner und eingetragene Partner), Eltern, Kinder, Sorgerecht*, Beistand*, Vormund*, Vorsorgebeauftragter*, Gesetzesgrundlage für KESB-Massnahmen, Beziehung gültig ab

* Besonders schützenswerte Merkmale

 

 

Teil der Personendaten, welcher als Stammdaten kategorisiert wird. Beispiel für eine mögliche Abgrenzung:

  • Stammdaten: Name, Adresse, Umzugsmeldung
  • Keine Stammdaten: Bestätigung, Kundenrechnung

Eindeutig identifizierbare und identisch strukturierte Daten (z.B. der Personendatensatz eines Mitarbei-tenden mit den Feldern «Name», «Position», «Startdatum», «Entität», «Standort», «Adresse», «Alter», «Benutzeranmeldedatensätze», Produktherstellungsanweisungen etc.)

Die Datenarchitektur beschreibt als Teilarchitektur eines Informationssystems die grundlegenden Datenstrukturen. Die Datenarchitektur gibt damit einen guten Überblick über die strukturellen Zusammenhänge des betrachteten Systems. Abhängig vom Modellierungs- und Analyseziel können verschiedene Ausprägungen der Datenarchitektur auf Fachkonzept- oder Entwurfsebene unterschieden werden.

Jede Sammlung von Datensätzen mit einem bestimmten Wert, der in einem elektronischen oder Papier-basierten Datenmanagement-System gespeichert ist.

Eine Abgrenzung der Verantwortlichkeit, die definierte Geschäftsobjekte (z.B. Einwohnerdaten, Finanzdaten. Objektdaten etc.) umfasst.

Datenmanagement ist die Menge aller methodischen, konzeptionellen, organisatorischen und technischen Massnahmen und Verfahren zur Behandlung der Ressource «Daten» mit dem Ziel, sie mit ihrem maximalen Nutzungspotenzial in die Geschäftsprozesse einzubringen und im laufenden Betrieb deren optimale Nutzung zu gewährleisten.

Darüber hinaus muss ein professionelles Datenmanagement auch die Aspekte der Daten-/Informationsqualität und des Datenschutzes berücksichtigen.

Eine Datenstrategie unterstützt ein Unternehmen dabei, sich für den richtigen Umgang mit Daten vorzubereiten und die notwendigen Arbeiten dafür durchzuführen. Sie gibt dazu eine Vision, verbindliche Anweisungen und setzt Leitplanken für die einzelnen Bausteine. Handlungsanweisungen helfen dabei, die Vorgaben umzusetzen.

Das Ziel jeder Datenstrategie soll es demnach sein, einer Organisation zu ermöglichen, erfolgreich mit Daten umzugehen, um daraus Vorteile erreichen zu können.

Ein Datenmodell ist «ein Modell der zu beschreibenden und verarbeitenden Daten eines Anwendungsbereichs (z. B. Daten des Produktionsbereichs, des Rechnungswesens oder die Gesamtheit der Unternehmensdaten) und ihrer Beziehungen zueinander.»

Das Datenmodell kann auf einer konzeptionellen (Geschäftsobjektmodell) oder logischen (logisches Datenmodell) Ebene erstellt werden.

Datenqualität bezeichnet eine Wahrnehmung oder Bewertung in Bezug auf die Frage, wie gut Daten dafür geeignet sind, ihrem Zweck in einem bestimmten Zusammenhang zu erfüllen. Zu ihren Einzelaspekten zählen:

  • Genauigkeit
  • Vollständigkeit
  • Aktualität
  • Relevanz
  • Konsistenz über mehrere Quellen
  • Zuverlässigkeit
  • angemessene Repräsentation
  • Zugänglichkeit
  • Reliabilität

Data Governance beinhaltet die Bereitstellung von Organisationsfähigkeiten zur Sicherstellung einer hohen Datenqualität sowie Umsetzung eines Lebenszyklus der Daten.

Data Governance definiert die folgenden Themen:

  • Organisation (inkl. Datenbesitzer und Daten Stewards)
  • Datenmanagement Prozesse
  • Standards und Richtlinien
  • Tools / Instrumente zur Datenverwaltung

Der Datenfluss ist das Austauschen von Datenstrukturen zwischen mehreren Funktionen. Der Datenfluss definiert dabei die kausale Abhängigkeit der Funktionen und erlaubt es so, die Nebenläufigkeit einzelner Teilprozesse zu bestimmen. Zudem erlaub er es aufzuzeigen, wie Daten in der Organisation verbreitet werden.

Konzeptionelle, systemunabhängige Sicht auf ähnliche Datenbestände mit ihren Eigenschaften, die unter Verwendung des Geschäftsvokabulars beschrieben werden, wodurch die Kommunikation mit nicht-technischen Interessengruppen ermöglicht wird. Eine «Person» wäre beispielsweise ein Geschäftsobjekt, dessen Attribute «Name», «Alter», «Bereich», «Ort» und Subtyp «Einwohner» sein können, der ein zusätzliches Attribut wie «Zuzugsdatum» haben könnte. Ein Geschäftsobjekt kann physisch auf verschiedene Weise und in verschiedenen Datenmanagement-Systemen implementiert werden, z.B. kann ein Geschäftsobjekt «Person» in einem Kundenportal oder einem Customer Relationship Management (CRM)-System implementiert werden.


Beziehungen zwischen den Geschäftsobjekten beschreiben das konzeptionelle Verständnis der Zusammenhänge zwischen diesen Begriffen.
 

Daten mit den zugehörigen Metadaten, die es ermöglichen, Fragen wie «Eigentum», «Qualität», «Zugang» und «Aktualität» zu beantworten.

Eine formale Beschreibung der Struktur von Daten in der dritten Normalform (3NF).

Die theoretische Grundlage für ein Datenbanksystem welche bestimmt, auf welche Art und Weise Daten in einem Datenbanksystem gespeichert und bearbeitet werden können. Es legt damit die Infrastruktur fest, die ein bestimmtes Datenbanksystem anbietet.

Beziehungen zwischen den Entitäten gewährleisten die referentielle Integrität.

Im Kontext des Projektes IP 3.1 wird mit Proof of Concept eine konzeptionelle Vertiefung auf Basis eines bestimmten Geschäftsfalls verstanden.

Daten, die den Bereich der zulässigen Werte in Datenobjekten für die gesamte Organisation oder einen Bereich der Organisation definieren.

Eine Schnittstelle bezeichnet eine Übergangsstelle zwischen verschiedenen Komponenten von IT-Systemen, über die der Datenaustausch oder die Datenverarbeitung realisiert werden. Dies können Mensch-Computer-Schnittstellen oder Computer-Computer-Schnittstellen sein.

Daten, die einen fachlichen oder technischen Kontext für die Verwendung anderer Daten liefern.

Metadaten beschreiben alle Merkmale/Ausprägungen der zugehörigen Daten.

Das Meta-Modell ist ein «Modell des Modells» und beschreibt, welche Elemente der Architektur wir mit welchen Abhängigkeiten und Zusammenhängen modellieren wollen.

Ein Attribut, auch Eigenschaft genannt, gilt im Allgemeinen als Merkmal, Kennzeichen, Informationsdetail etc., das einem konkreten Objekt zugeordnet ist. Dabei wird unterschieden zwischen der Bedeutung (z. B. «Augenfarbe») und der konkreten Ausprägung (z. B. «blau») des Attributs.

Der Datenkatalog ist ein Verzeichnis dessen Zweck es ist es die Definitionen und weitere Metadaten der relevanten Geschäftsobjekte der Organisation zu führen, damit diese redundanzfrei und einheitlich strukturiert sind. Datenkatalog ist Bestandteil der Datenarchitektur.

Die Architekturprinzipien ...

  • beschreiben die gewünschte Form der Ausgestaltung der (Geschäfts-)Architektur
  • leiten sich aus der übergeordneten Zielsetzung ab (vgl. Nutzenanalyse).
  • machen scharfe Vorgaben, die klar überprüfbar sind.
  • beschreiben eine zeitlich konstante Menge an Werten («Digitalisierungsprinzipien»).

Beispiele:

  • «Digital First»: Die digitale Leistung ist der Master, nicht die gleiche analoge Leistungs-erbringung. Leistungen werden für die digitale Nutzung konzipiert.
  • «Once Only»: Eine Dateneingabe erfolgt einmal an einem dafür definierten Ort (= Quelle). Eine weitere Verwendung des Datums erfolgt durch regelbasierten Bezug aus dieser Quelle.
  • «Open by default, closed if necessary»

Anwendung: Die Architekturprinzipien ...

  • sind bindende Kriterien für die Aufnahme von Vorhaben in das Impulsprogramm und Portfo-lio «Digitale Verwaltung und E-Government» bzw. die Forderung nach Anpassung von Vorhaben.
  • sind in ihrer Gesamtheit zu sehen - wobei es in der Praxis auch durchaus zu Konflikten zwischen einzelnen Kriterien geben kann

Der Begriff «Dateninhaber» bezeichnet in der Datenschutz-Terminologie i.d.R. diejenige Partei, bei der die Daten vorliegen (d.h. die bearbeitende Behörde). Die Person, über welche Daten erhoben werden, wird als «betroffene Person» bezeichnet (so auch im Gesetz, vgl. z.B. § 10 IDG). Im Review-Dokument Glossar 1.0 ist mit dem Begriff des Datenbesitzers hingegen die betroffene Person gemeint. Wir empfehlen, den Bürger, über den Daten erhoben werden, im Projekt und im Glossar als «betroffene Person» zu bezeichnen.

Der Eigentümer der Daten. Die Person, über welche die Daten erhoben werden – Einwohner / Bürger.

Data Owner im Kontext von Data Governance

Geschäftsarchitektur

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Eine Architektur beschreibt, wie man etwas entwirft, gestaltet und baut. Wenn man etwas Komplexes baut, sollte man sich zuerst die Architektur überlegen. Sonst kann es später Probleme geben, wenn etwas nicht richtig durchdacht war. Oder wir bauen das Gleiche mehrfach in anderer Form. Dies gilt besonders, wenn man Teil einer grösseren Gruppe ist und mit den anderen viel zusammenarbeitet. Und auch, wenn man viele gemeinsame Kunden hat. Den Nutzen von Architektur sieht man nicht direkt, sondern erst später. Auch kann es sein, dass uns Architektur ein bisschen einschränkt. Deshalb denken einige Leute, dass es Architektur nicht braucht. Wenn wir langfristig denken und uns weiterentwickeln wollen, machen wir Architektur. Nicht zu viel, aber so viel wie es braucht.

Die einzelnen fachlichen Funktionen haben unterschiedliche «Ausprägungen», wie sie technisch/digital umgesetzt werden können. Die Ausprägungen gehen dabei unterschiedlich weit bzgl. Digitalisierung.

Zum Beispiel kann die fachliche Funktion «Auffordern» die folgenden Ausprägungen haben:

  • «Brief offline»: physischer Brief mit physischer Antwort
  • «Brief Token»: physischer Brief mit enthaltenem Token, der die elektronische Erfüllung ermöglicht
  • «Case Konto»: Eröffnen eines Falls im elektronischen Konto mit entsprechender Benachrichtigung

Verbesserung bzw. grundlegende Neugestaltung der Leistungserbringung der Verwaltung durch Prozessdesign. Der Prozess wird anschliessend durch Einsatz digitaler Technologien (d.h. von IKT) umgesetzt.

Die «E-Gov-Analyse» ist ein vorgegebenes Raster für Entscheidun-gen bezogen auf die Geschäftsarchitektur E-Government in einem Projekt; es bietet den Beteiligten einen sehr guten Einstieg in das Thema E-Government und Geschäftsarchitektur.
Praktisch wird die «E-Gov-Analyse» als Excel-Hilfsmittel zur Verfügung gestellt. Die Vorgabestelle GA E-Gov berät und hilft bei der Verwendung.

Die Vereinfachung, Durchführung und Unterstützung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb und zwischen staatlichen und sonstigen behördlichen Institutionen sowie zwischen diesen Institutionen und Bürgern bzw. Unternehmen durch den Einsatz von digitalen Informations- und Kommunikationstechnologien.
(Definition gemäss Entwurf E-Government-Strategie Schweiz 2020–2023)
In der Geschäftsarchitektur des Kantons Zürich ist «E-Government» eine dedizierte Fachdomäne.

Die E-Gov-Prinzipien sind die zentrale wertemässige Orientierung für die Ausgestaltung der Geschäftsarchitektur E-Government.

Der «Referenzprozess E-Government» stellt auf hoher Abstraktionsebene ein allgemeines Modell für den grundlegenden Dienstleistungsprozess (Leistung) der kantonalen Verwaltung Zürich zur Verfügung.

Er besteht aus definierten Prozessschritten, die jeweils bestimmte fachliche Funktionen umfassen.

Ein Projekt ist dann «E-Gov-relevant», wenn die Verwendung digitaler Kanäle mit Interaktionen mit Beteiligten ausserhalb der kantonalen Verwaltung geplant ist (zusätzlich zu bzw. als Ersatz analoger Kanäle).
Beispiele dafür sind:

  • Bereitstellung von Leistungen für Bürger wie Gesuche / Bestellungen / Formulare
  • Bereitstellung von Formularen/Austausch mit Unternehmen

Die «E-Gov-Relevanz» hängt nicht davon ab, ob E-Gov-Services verwendet werden. Stattdessen ergibt sich die E-Gov-Relevanz aus der Natur des Projekts, den fachlichen Zielen und der Abgrenzung des Projekts.

Die «E-Gov-Relevanz» ist möglichst früh in der Initialisierungsphase des Projekts abzuklären. Hierzu steht das Hilfsmittel E-Gov-Analyse zur Verfügung.
 

E-Gov-Services sind übergreifend bereitgestellte generische Bausteine, welche in Digitalisierungsprojekten (Digitalisierung) verwendet werden können.

Eine «Fachdomäne» ist ein bestimmter fachlicher Bereich der Geschäftsarchitektur.
Eine Fachdomäne umfasst bestimmte fachliche Funktionen. Jede fachliche Funktion ist eindeutig einer Fachdomäne zugeordnet.

Beispiele für Fachdomänen des Kantons Zürich sind:

  • E-Government
  • Steuern und Finanzen
  • Bildung
  • Sicherheit und Justiz
  • Archivierung

Manchmal auch vereinfacht als «Domäne» bezeichnet.

Eine Menge bestimmter fachlicher Aktivitäten, die einen spezifischen Zweck erfüllen.
Typischerweise haben fachliche Funktionen einen atomaren und recht generischen Charakter.
Beispiele:

  • Termin vereinbaren
  • Rechnung stellen
  • Entscheid beziehen
  • Leistung beurteilen

Mit Geschäft bezeichnen wir unsere Aufgaben und Dienstleistungen.
Im Prinzip ist das das Geschäft, wie wir für unsere Kunden arbeiten.

Die Geschäftsarchitektur beschreibt, wie wir unsere Aufgaben und Dienstleistungen entwerfen, gestalten und erbringen.

Zur Geschäftsarchitektur gehören vor allem

  • Geschäftsprozesse
  • Fachliche Funktionen
  • Geschäftsobjekte

Die Geschäftsarchitektur ist nicht die IKT-Architektur.

Auch macht die Geschäftsarchitektur keine Vorentscheide, wie die IKT-Architektur aussehen wird.

Aber ohne eine Geschäftsarchitektur wissen wir nicht, wie die geeignetste IKT-Architektur aussieht.

Weil wir unser Geschäft langfristig gut und digital ausgestalten wollen, machen wir Geschäftsarchitektur. Und zwar gemeinsam.

Die Geschäftsarchitektur für die Fachdomäne E-Government

Konzeptionelle, systemunabhängige Sicht auf ähnliche Datenbestände mit ihren Eigenschaften, die unter Verwendung des Geschäftsvokabulars beschrieben werden, wodurch die Kommunikation mit nicht-technischen Interessengruppen ermöglicht wird.
Eine «Person» wäre beispielsweise ein Geschäftsobjekt, dessen Attribute «Name», «Alter», «Bereich», «Ort» und Subtyp «Einwohner» sein können, der ein zusätzliches Attribut wie «Zuzugsdatum» haben könnte.

Die IKT-Architektur beschreibt aus welchen Elementen (Services, Anwendungen, Komponenten, Servern, Infrastrukturen etc.) die IKT-Systeme bzw. die gesamthafte IKT-Landschaft aufgebaut ist und welche Abhängigkeiten diese haben.

Die Verwaltung ist mit bestimmten Aufgaben betraut. Die entsprechenden Ergebnisse nennt man «Leistungen».

Beispiele sind:

  • Baugesuch erteilen
  • Anmeldung zur Sekundarschule erfassen
  • Bestätigung früherer Wohnsitze ausstellen

Die Verwaltung erbringt ihre Leistungen mit bestimmten Einzeltätigkeiten, die sie typischerweise in bestimmten Schritten erbringt. Diese nennt man Prozessschritte.

Beispiele aus Sicht Verwaltung:

  • Leistung anbieten
  • Auftrag entgegennehmen

Beispiele aus Sicht Kunde/Klient/Bürger:

  • Leistung suchen und finden
  • Leistung anfragen

Die Prozessschritte lassen sich weiter unterteilen in fachliche Funktionen.

Vorgabestellen definieren nach HERMES organisationsweite Vorgaben und prüfen deren Einhaltung.

Da die GA E-Gov für Projekte mit E-Gov-Relevanz sehr wichtige ist, ist geplant, eine entsprechende «Vorgabestelle GA E-Gov» einzurichten.

  • Aufgaben dieser Vorgabestelle werden sein:
  • Information und Unterstützung in allen Aspekten der GA E-Gov
  • Analyse und Bewertung der Bedürfnisse der Direktionen und Ämter bzgl. GA E-Gov
  • Aufstellen von Zielbild und Planung
  • Bereitstellung von Hilfsmitteln für die GA E-Gov
  • Beratung und Umsetzung der GA E-Gov
  • Führung von übergreifenden Informationen der GA E-Gov (Verantwortung für GA E-Gov im Architektur-Repository)

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