Geschäftsarchitektur E‑Government

Die kantonale Verwaltung möchte einheitliche digitale Services anbieten. Die Geschäftsarchitektur E-Government hilft ihr dabei. Mit dem E-Gov-Navigator können Verwaltungsstellen das digitale Potenzial von Projekten evaluieren und sie detailliert planen.

Inhaltsverzeichnis

Services einheitlich digitalisieren 

Der Kanton Zürich will seine Verwaltung durchgängig digitalisieren. Dabei sind die Ämter und Direktionen häufig individuell unterwegs, was zu ebenso individuellen, nicht abgestimmten digitalen Services führt. Um das Erlebnis der Nutzenden zu verbessern, sollten digitale Services aber einheitlich und wiedererkennbar sein. 

Ein Instrument auf dem Weg zu diesem Ziel ist die Geschäftsarchitektur E-Government der Staatskanzlei. Sie soll die digitalen Angebote der Ämter und Direktionen harmonisieren, ohne fachlich oder inhaltlich ihre Freiheit einzuschränken.  

E-Gov-Navigator 

Der E-Gov-Navigator ist ein Hilfsmittel der Geschäftsarchitektur E-Government. Er bildet einen umfassenden, generischen Verwaltungsprozess ab: den Referenzprozess. Daran können sich Direktionen und Ämter der kantonalen Verwaltung, aber auch andere Verwaltungsstellen, bei der Digitalisierung von Leistungen orientieren.   

Der E-Gov-Navigator richtet sich in erster Linie an Personen, die für die digitale Transformation zuständig sind oder konkrete Digitalisierungsprojekte leiten.  

Er bietet zwei Funktionen: 

Vorteile:

  • Die Evaluation des digitalen Potenzials eines Vorhabens. 
  • Ein Planungstool für digitale Projekte.

Potenzial evaluieren

Dieser Fragebogen mit 19 Fragen hilft Verwaltungsstellen, das digitale Potenzial eines Projekts festzustellen. Am Schluss erhalten sie eine Empfehlung, wie stark für ihr Projekt Fachpersonen der Geschäftsarchitektur E-Government einbezogen werden sollten. 

Grundlage der Evaluation bilden die Prinzipien der Geschäftsarchitektur E-Government.

Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.

Vorteile:

  • Bedürfnisorientiertheit: Die Bedürfnisse der Klienten/Kunden/Kundinnen (natürliche und juristische Personen) stehen im Zentrum der Leistungserbringung. 
  • Durchgängigkeit: Die Leistungserbringung wird durchgängig, d.h. über alle Direktionen, föderalen Stufen und externen Partnerinnen und Partner hinweg, umgesetzt. 
  • Leistungsfähigkeit: Der gesamte Prozess und die Dienstleistungserbringung sind auf eine effiziente, automatisierte Verarbeitung ausgerichtet. 
  • Digital first: Wir denken Prozesse digital in einer langfristig digitalen Welt. 
  • Datennutzung ermöglichen: Wir gehen mit Informationen und Ressourcen offen, transparent und verantwortungsvoll um und fördern dadurch neue Möglichkeiten und Leistungen rund um die Wirkungsfelder der kantonalen Verwaltung. 
  • Förderung Kooperation und Partnerschaft / Wissens- und Erfahrungsaustausch: Wir nutzen und fördern Standards und gemeinsame Lösungen. Wir teilen unsere Lösungen und tauschen uns mit internen und externen Stakeholdern aus. 

Digitale Projekte planen

Grundlage für den Planungsteil des E-Gov-Navigators bildet der Referenzprozess. Er enthält die möglichen Schritte eines E-Government-Prozesses (Prozess von links nach rechts):

Wer / Was Suchen & Erkennen Anfragen & Auffordern Erbringen & Begleiten Ausliefern & Beziehen Abschliessen
Kundin oder Kunde Bedürfnis erkennen Leistung anfragen Erbringung begleiten Leistung beziehen Abschluss
Verwaltung Leistung anbieten Auftrag entgegennehmen Leistung erbringen Erbringung abschleissen Leistung abschliessen

Vorteile:

  • Entlang des Prozesses können Nutzende diejenigen Elemente auswählen, die sie für ihr Vorhaben benötigen. Diese Elemente heissen «Fachliche Funktionen». 
  • Nach Abschluss der Auswahl können Nutzende für jede fachliche Funktion aus verschiedenen möglichen technischen Umsetzungen auswählen. Diese Möglichkeiten heissen «Ausprägungen». Jede Ausprägung enthält zwei Einschätzungen:
    • Digitaler Reifegrad von «1 – nicht digital» bis «5 – strukturiert, durchgängig» digitalen Reifegrad. 
    • Empfehlung & Trend von «nicht empfohlen, Trend absteigend» bis «empfohlen, Trend steigend» mit Begründung.

Beispiel

Im Rahmen eines Prozesses können Kundinnen und Kunden den Status eines Geschäftsfalls abfragen. Das ist eine Fachliche Funktion mit dem Namen «Status abfragen». Die Verwaltungseinheiten können den Status aktiv mitteilen (Fachliche Funktion «Status mitteilen»).

Für die Realisierung gibt es die Ausprägung «Offline per Briefpost oder Telefon» oder «Push-Notifikation in ein Benutzerkonto». Die Offline-Lösung ist nicht empfohlen,  die Notifikation in ein Konto schon.

Die Vorteile des E-Gov-Navigators

Der E-Gov-Navigator ist eine Online-Planungshilfe für Digitalisierungsvorhaben – leicht verständlich, niederschwellig und unterstützend.  

Vorteile:

  • Beteiligte können prüfen, wie relevant die Digitalisierungs-Prinzipien für ihr Projekt oder Vorhaben sind (bspw. Digital first, Datenorientierung, etc.). 
  • Sie können mit Hilfe des Referenzprozesses E-Government ihren Geschäftsfall in Prozessschritte und fachliche Funktionen zerlegen, die typischerweise für eine Modernisierung benötigt werden. Der Referenzprozess kann als Baukasten aus vordefinierten Prozesselementen genutzt werden.  
  • Der E-Gov-Navigator macht Empfehlungen zur vorgeschlagenen digitalen Reife der zukünftigen Ausgestaltung.  
  • Durch den umfassenden Referenzprozess gehen keine Teilaktivitäten vergessen.  
  • Die Beteiligten sprechen eine gemeinsame Sprache und werden in Richtung einer gemeinsamen digitalen Ausgestaltung motiviert.  
  • Die Ergebnisse aus dem E-Gov-Navigator sind die Basis für die Nutzung von einheitlichen IT-Services.

Kontakt

Staatskanzlei, Digitale Verwaltung und E-Government

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