Jede Bildungseinrichtung muss einen «Manager» bestimmen. Er oder sie ist für die Administration der internen Notfall-App der Schule oder des Heims zuständig.

• Nach der Registrierung bekommt der «Manager» per E-Mail einen Link und einen Benutzernamen zugeschickt, der ihm Zugriff auf die Web-Applikation «Notfall-Adminweb» ermöglicht.
• Um sich das erste Mal auf der Web-Applikation anzumelden, wählt der «Manager» die Funktion «Passwort vergessen» und gibt dort seine E-Mailadresse ein. Danach erhält er eine weitere E-Mail mit einem temporären Passwort und kann sich anmelden.

• In der Web-Applikation «Notfall-Adminweb» erfasst der «Manager» die Telefonnummern des Lehr- und Schulpersonals bzw. des Heim- oder Betreuungspersonals sowie externer Personen, die Mitglied der internen Krisenorganisation sind.
• Zudem kennzeichnet er die Mitglieder der internen Krisenorganisation als Mitglieder des «Krisenteams» bzw. des «Notfallstabes».
• Die erfassten Personen erhalten von der Schule bzw. dem Heim per SMS einen Link zugeschickt, mit dem sie die interne Version der App auf ihrem Gerät installieren und öffnen können. Sie haben nun Zugriff auf die interne Notfall-App.
• Dieser Zugriff ist exklusiv: Nur sie haben die Möglichkeit, die App in der schul- bzw. heimeigenen Version zu nutzen.

• Änderungen bei den Mitgliedern der Krisenorganisation erfasst der «Manager» in der Web-Applikation.
• Neu erfasste Personen erhalten automatisch eine SMS mit dem Link für die Installation. Gelöschte Benutzer haben keinen Zugriff mehr auf die interne Version der App. Diese Änderungen werden auf allen Geräten automatisch aktualisiert.