Mitarbeiterbeurteilung

Inhaltsverzeichnis

Unterlagen

Zum Thema Mitarbeiterbeurteilung stehen Ihnen die folgenden Unterlagen zur Verfügung:

  • Formular MAB - Probezeit
  • Formular MAB -Zielvereinbarung
  • Formular MAB - Leistungsbeurteilung
  • Vorbereitungsblatt für Mitarbeitende

Grundsatz 

Die Mitarbeitenden haben Anspruch auf regelmässige Beurteilung von Leistung und Verhalten (§ 46 PG). Sie sind deshalb von den Vorgesetzten einmal pro Jahr zu beurteilen (§ 136 Abs. 1 VVO). Zusätzliche Mitarbeiterbeurteilungen ergeben sich aufgrund gesetzlicher Vorgaben, so bei Kündigung im Zusammenhang mit der Leistung oder dem Verhalten oder bei einem Verweis (vgl. § 19 Abs. 2 PG und § 30 Abs. 3 PG). Auch individuelle Lohnerhöhungen und Rückstufungen setzen eine Mitarbeiterbeurteilung mit den entsprechenden Qualifikationen voraus (§ 20 mit Verweis auf §§ 17 - 19 PVO).

Gegenstand der Mitarbeiterbeurteilung

Ziele der Mitarbeiterbeurteilung sind die Förderung des Personals sowie die Beurteilung der Leistung und des Verhaltens (§ 136 Abs. 2 VVO). Beurteilt werden insbesondere die Arbeitsausführung, die Arbeitsergebnisse, die Selbstständigkeit und das Verhalten, aber auch das Erreichen vereinbarter Ziele sowie bei Vorgesetzten die Führungsfähigkeit (§ 136 Abs. 3 VVO).

Aus der Mitarbeiterbeurteilung muss sich für die beurteilte und allenfalls für weitere Personen ein klares und begründbares Bild der Art und Weise der Aufgabenerfüllung durch die Stelleninhaberin oder den Stelleninhaber ergeben. Der sachlich begründete Soll-Ist-Vergleich muss die Grundlage für ein konstruktives Förderungsgespräch sein.

Der Regierungsrat hat hierfür ein Muster-Beurteilungssystem erlassen (§ 137 Abs. 1 VVO; vgl. RRB Nr. 1921 vom 15. Dezember 2004), welches grundsätzlich für alle Mitarbeitenden des Kantons gilt. Vorbehalten bleiben Beurteilungssysteme, die gestützt auf besondere Rechtsgrundlagen für einzelne Berufsgruppen erlassen werden. Die Direktionen können im Rahmen der Vorgaben des Regierungsrates und im Einvernehmen mit dem Personalamt auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Beurteilungssysteme und -verfahren festlegen (§ 137 Abs. 2 VVO).

Führen mit Zielvereinbarung 

Das Führen mit Zielvereinbarungen ermöglicht die Festlegung zu erreichender Arbeitsergebnisse. Zielvereinbarungen unterstützen somit bei Vorgesetzten und Mitarbeitenden eine Fokussierung auf die vereinbarten Arbeitsergebnisse (und nicht auf die Tätigkeiten an sich) und fördern eine ergebnis- und leistungsorientierte Betriebskultur. Zielvereinbarungen bewirken zudem eine Konzentration der vorhandenen Ressourcen (Arbeitszeit, Geld, Sachmittel) auf gemeinsame Ziele. Sie ermöglichen die Planung und Steuerung der Zielerreichung und erleichtern das Setzen von Prioritäten. Im Rahmen von Zielvereinbarungen können die Ziele des Amtes oder des Betriebs in die Personalführung integriert werden – abgestimmt auf die jeweilige Funktion. Schliesslich bieten Zielvereinbarungen eine für die Mitarbeitenden nachvollziehbare Grundlage für die Beurteilung und ermöglichen vermehrt transparente und leistungsbezogene Mitarbeiterbeurteilungen.

Elemente der Mitarbeiterbeurteilung 

Folgende Elemente des MAB-Systems sind verbindlich (vgl. RRB Nr. 1921 vom 15. Dezember 2004):

Zielvereinbarung

Die direkten Vorgesetzten vereinbaren mit ihren Mitarbeitenden Ziele und beurteilen die Zielerreichung auf der Grundlage der getroffenen Vereinbarungen. Als Ziele werden allgemein wichtige zu erreichende Arbeitsergebnisse vereinbart. Zielvereinbarungen können einerseits aus Amts- und Betriebszielen abgeleitet werden. Diese werden in einem Top-down-Verfahren für die Ebenen Abteilung und Team stufengerecht konkretisiert. Bei der Zielvereinbarung wird der Beitrag der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters zu den übergeordneten Zielen der jeweiligen Organisationseinheit festgelegt. Anderseits können Ziele aus den Hauptaufgaben abgeleitet bzw. Arbeitsziele aus der Stellenbeschreibung verwendet werden. Damit die Ziele messbar oder beurteilbar sind, müssen sie mittels quantitativer oder qualitativer Kriterien beschrieben werden.

Grundsätzlich werden die Ziele durch die Vorgesetzten und Mitarbeitende gemeinsam erarbeitet und beschlossen. Aufgrund des Weisungsrechts der Vorgesetzten können diese jedoch auch Ziele gegen den Willen der Mitarbeitenden festlegen. Die Ziele müssen spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert sein.

Merkmalkatalog

Der Merkmalkatalog umschreibt Kompetenzen und Verhaltensweisen, die zur Erfüllung der Aufgaben und Erreichung der Ziele erforderlich sind. Je nach Hauptaufgaben und Ziele der jeweiligen Funktion können einzelne Merkmale ergänzt oder weggelassen werden. Die Kompetenzmerkmale sind in die drei Merkmalgruppen «Fachliche Kompetenzen», «Verhalten» und «Führungskompetenzen» gegliedert.

Gesamtbeurteilung

Die Gesamtbeurteilung orientiert sich an den Kategorien gemäss §§ 16 bis 19 PVO. Mögliche Beurteilungen sind A für «vorzüglich», B für «sehr gut», C für «gut», D für «genügend» und E für «ungenügend». Die Gesamtbeurteilung ist eine Gesamteinschätzung der erzielten Arbeitsergebnisse (Zielerreichung) und der dabei gezeigten Fähigkeiten und des Verhaltens (Merkmalkatalog).

Im MAB-Bogen sind das Gewicht der Ziele und das Gewicht des Merkmalkataloges mit je 50 % vorgegeben. Sollen Ziele und Merkmalkatalog ein unterschiedliches Gewicht für die Gesamtbeurteilung haben, so sind die Gewichtungen zusammen mit den Vereinbarungen von Zielen und Anforderungen festzulegen.

Entwicklungsmassnahmen

Zur Bewältigung neuer Aufgaben oder zur besseren Erfüllung bestehender Aufgaben sind geeignete Entwicklungsmassnahmen zu vereinbaren.

Für die berufliche Laufbahnplanung können auch längerfristig Entwicklungsmassnahmen vereinbart werden, abhängig von den Anforderungen des Betriebs und den Fähigkeiten und Neigungen der Mitarbeitenden.  

Durchführung der Mitarbeiterbeurteilung

Die Wegleitung «Mitarbeiterbeurteilung, Zielvereinbarung und Leistungsbeurteilung» erläutert das Vorgehen bei der Durchführung der Mitarbeiterbeurteilung. Bitte beachten Sie, dass die Wegleitung noch auf ältere Formulare verweist. Die Wegleitung soll aktualisiert werden.

Die oder der direkte Vorgesetzte bespricht die Beurteilung mit der oder dem Angestellten im Rahmen eines Beurteilungs- und Förderungsgesprächs (§ 138 Abs. 1 VVO). Drittpersonen sind grundsätzlich weder auf Arbeitgeber- noch auf Arbeitnehmerseite anwesend. Wird der Arbeitgeber aber bei der Mitarbeiterbeurteilung durch zwei Personen vertreten, beispielsweise wegen zu erwartender (Beweis-) Schwierigkeiten, so ist auch der bzw. dem Mitarbeitenden das Recht zu gewähren, sich begleiten zu lassen.

Der Beurteilungsbogen ist von beiden Seiten zu unterzeichnen (§ 138 Abs. 2 Satz 1 VVO). Mit ihrer Unterschrift bestätigen die Angestellten lediglich, dass ihnen die Beurteilung eröffnet und das Gespräch geführt worden ist (§ 138 Abs. 2 Satz 2 VVO), unabhängig davon, ob sie mit der Beurteilung einverstanden sind oder nicht. Sie können eigene Bemerkungen auf dem Beurteilungsbogen anbringen (§ 138 Abs. 2 Satz 3 VVO) oder ihre abweichende Meinung auch in einer separaten Stellungnahme festhalten. Verweigern sie die Unterschrift, ist dies auf dem Beurteilungsbogen festzuhalten.

Die Mitarbeitenden haben das Recht, eine Beurteilung durch die oder den nächsthöheren Vorgesetzten zu verlangen und für dieses Gespräch eine Drittperson beizuziehen (§138 Abs. 3 VVO). Diese Drittperson kann irgendeine Person ihres Vertrauens sein, wie beispielsweise ein Arbeitskollege, eine Anwältin oder ein Gewerkschaftsfunktionär.

In der Regel werden auch die direkten Vorgesetzten an der Besprechung mit der oder dem nächsthöheren Vorgesetzten dabei sein. Es gibt weder einen Anspruch der Mitarbeitenden, das Gespräch mit der bzw. dem nächsthöheren Vorgesetzten alleine zu führen, noch einen Anspruch der direkten Vorgesetzten, bei der Besprechung dabei zu sein. Über die Teilnahme der bzw. des direkten Vorgesetzten am Gespräch entscheidet einzig die oder der nächsthöhere Vorgesetzte. Letztere oder letzterer entscheidet als Gesprächsleiterin bzw. Gesprächsleiter auch darüber, wie stark sich die Begleitperson der bzw. des Mitarbeitenden einbringen darf. Im Vordergrund steht stets die Gewährleistung eines sachlichen Austausches. Das Gespräch ist zumindest in zusammenfassender Form schriftlich festzuhalten.

Der Beurteilungsbogen bildet Bestandteil der Personalakten. Der beurteilten Person wird eine Kopie übergeben (§ 138 Abs. 4 VVO).

Wenn sich eine Mitarbeitende bzw. ein Mitarbeiter weigert, an einer Mitarbeiterbeurteilung teilzunehmen, stellt diese Weigerung eine Verletzung der Dienstpflicht dar. Die oder der Mitarbeitende kann abgemahnt werden. Weigert sich die oder Mitarbeitende weiterhin, stellt dies einen sachlich zureichenden Grund für eine Kündigung dar.

Zusätzliche Mitarbeiterbeurteilungen 

In den von Gesetz und Verordnung vorgeschriebenen Fällen ist eine zusätzliche Mitarbeiterbeurteilung wie folgt durchzuführen:

Kündigung im Zusammenhang mit der Leistung oder dem Verhalten

Vorwürfe, die zu einer Kündigung Anlass geben, müssen durch eine Mitarbeiterbeurteilung oder ein gleichwertiges Verfahren belegt werden (§ 19 Abs. 2 PG), so wenn die Leistung und/oder das Verhalten (bei Führungskräften auch das Führungsverhalten) und/oder die Zielerreichung ungenügend ist. Konsequenterweise sollte sich das ungenügende Verhalten oder die ungenügende Leistung auch in der Gesamtbeurteilung widerspiegeln.

Wird eine Kündigung aufgrund mangelnder Leistung oder unbefriedigenden Verhaltens in Erwägung gezogen, ist dies der oder dem Angestellten im Rahmen einer Mitarbeiterbeurteilung zu eröffnen und ihr bzw. ihm eine Bewährungsfrist von längstens sechs Monaten einzuräumen. Nach Ablauf der Bewährungsfrist ist erneut eine Mitarbeiterbeurteilung durchzuführen (§ 19 PG und § 18 Abs. 1 und 2 VVO), welche wiederum mangelhaft auszufallen hat. Vergleiche hierzu den Leitfaden für das Vorgehen bei ungenügender Leistung und/oder unbefriedigendem Verhalten.

Verweis

Im Falle eines Verweises wegen einer Arbeitspflichtverletzung muss zwingend eine Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt werden (§ 30 Abs. 3 PG). Die Mitarbeiterbeurteilung soll ein Gesamtbild vermitteln. Anhand dieses Bildes ist zu beurteilen, ob die beanstandete Dienstpflichtverletzung ausreichend schwer ist, um einen Verweis zu rechtfertigen. Deshalb ist die Mitarbeiterbeurteilung in der Regel vor Aussprechen des Verweises durchzuführen. Selbstverständlich kann es aber auch Fälle geben, in welchen ein Einzelereignis bei ansonsten hervorragenden Mitarbeiterbeurteilungen einen Verweis rechtfertigen kann. Auf jeden Fall sind der Verweis und die Mitarbeiterbeurteilung sachlich und zeitlich sehr eng miteinander zu verbinden.

Rückstufung

Rückstufungen gemäss § 19 Abs. 1 bis Abs. 3 PVO setzen zwei Mitarbeiterbeurteilungen voraus. Bei der ersten Mitarbeiterbeurteilung ist eine Bewährungsfrist von drei bis sechs Monaten anzusetzen und die Rückstufung anzudrohen. Führt die zweite Mitarbeiterbeurteilung zu einem Rückstufungsantrag, ist die Stellungnahme der oder des Mitarbeitenden einzuholen(§ 19 Abs. 4 PVO).

Im Zusammenhang mit Rückstufungen oder Nichtgewähren einer individuellen Lohnerhöhung (früher: Beförderung) stellt sich häufig die Frage, ob Mitarbeiterbeurteilungen angefochten werden können. Gemäss Lehre und Praxis stellen Mitarbeiterbeurteilungen keine der Anfechtung unterliegenden personalrechtlichen Anordnungen dar (vgl. Entscheid des Zürcher Verwaltungsgerichts vom 3. November 2004, PB.2004.00077, E. 3). Sie dienen lediglich der Sachverhaltsfeststellung und als Begründung der Nichtgewährung einer individuellen Lohnerhöhung, von Rückstufungen und dergleichen und lassen sich nur im Zusammenhang mit solchen Anordnungen im Rechtsmittelverfahren überprüfen. So kann beispielsweise wegen einer Nichtbeförderung (heute: Nichtgewähren einer individuellen Lohnerhöhung), welche sich auf die Qualifikation in einer Mitarbeiterbeurteilung stützt, eine anfechtbare Verfügung erwirkt werden (vgl. Entscheid des Zürcher Verwaltungsgerichtes vom 24. Januar 2007, PB.2006.00025, E. 1b).

Erfassung Mitarbeiterbeurteilung im PULS (Weisung) 

Die Weisung des Personalamtes vom 2. September 2008 zur Erfassung der Mitarbeiterbeurteilung im PULS regelt die Erfassung der Mitarbeiterbeurteilung im Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem (PULS) und richtet sich an die Dateneigentümer/Zugriffsverantwortlichen, deren Vorgesetzte und die Personalverantwortlichen der Direktionen und der Staatskanzlei.

HOM, 21. August 2017

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Personalamt – Rechtsdienst

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