Gestaltung und Bearbeitung von Stellenplänen (Weisung)

Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkungen

In der kantonalen Verwaltung sind sämtliche Stellen nach Funktionen gegliedert und werden 29 verschiedenen Lohnklassen zugeordnet. Für jedes Amt besteht ein Stellenplan, der die Anzahl der Stellen ausweist.

Im Stellenplan ist für jede Stelle festgehalten, welcher maximale Beschäftigungsgrad für die Aufgabe definiert wurde und wieviel Lohn maximal ausgerichtet werden kann (Einreihung der Stelle, Lohnfestsetzung / Anfangslohn).

Weisung des Personalamtes vom 2.Dezember 1999 

Inhalt

Gemäss § 3 Abs. 1 VVO ist der Stellenplan in der Regel pro Amt festzusetzen (die VVO bezeichnet Ämter, Abteilungen und Betriebe, die einer Direktion des Regierungsrates oder der Staatskanzlei unmittelbar unterstellt sind als Amt; § 1 Abs. 2 lit. a VVO). Er muss im Sinne von Mindestanforderungen folgende Angaben enthalten:

  • die Anzahl der Stellen und deren prozentualen Umfang;
  • die Einreihung der Stellen, d.h. deren Zuordnung zu einer Richtposition und Lohnklasse gemäss Einreihungsplan;
  • die Gesamtpunktezahl, sofern diese vorgegeben ist.

Der Stellenplan kann weitere Informationen, insbesondere die Richtposition präzisierende Funktionsbezeichnungen, enthalten (z.B. Richtposition «Abteilungschef/-in», Präzisierung: «Chef/-in der Lohnadministration»). Zur eindeutigen Identifikation der Stelle, und um die Verbindung zwischen SOLL und IST zu gewährleisten, ist in grösseren Betrieben auch deren Nummerierung zu empfehlen.

Erlass der Stellenpläne, Form

Die Direktionen erlassen den Stellenplan für die Ämter, Abteilungen und Betriebe mittels Direktionsverfügung. Die Delegation der Zuständigkeit auf die den Direktionen oder der Staatskanzlei direkt unterstellten Ämter, Abteilungen und Betriebe erfolgt ebenfalls mittels Direktionsverfügung. Ämter, Abteilungen und Betriebe, welche von der vorgesetzten Direktion ganz oder teilweise zur selbstständigen Festsetzung des Stellenplanes ermächtigt werden, erlassen ihre Stellenpläne mit eigener Verfügung, setzen darin allfällige Vorgaben für ihnen untergeordnete Bereiche fest und führen Buch über den SOLL-Bestand. Änderungen der Stellenpläne, eingeschlossen Einreihungsänderungen, erfolgen im gleichen Verfahren. Behält sich der Regierungsrat die Festsetzung eines Stellenplanes ganz oder teilweise vor, erfolgt dies in bisher üblicher Form mittels Regierungsratsbeschlusses.

Form, Erfassen und Bewirtschaften der Stellenpläne

Das zentrale EDV-Stellenplanprogramm wird von der abraxas Informatik AG unterstützt und gewartet, und die IST-Daten aus dem Personalinformations-System werden zur Verfügung gestellt. Wie die SOLL-Stellen geführt werden, ist den Direktionen grundsätzlich freigestellt. Allerdings müssen sie Gewähr dafür bieten, dass die im Rahmen der Berichterstattung verlangten Daten gemeldet werden können (siehe «Berichterstattung über die Stellenplanauslastung»).

Gesamtpunktezahl

Gemäss § 5 Abs. 1 VVO können der Regierungsrat oder die Direktionen anstelle der Festlegung eines Stellenplanes einem Amt oder einzelnen Bereichen desselben eine Gesamtpunktezahl für die Stellen vorgeben, die ohne ihre Genehmigung im Durchschnitt über ein Jahr nicht überschritten werden darf. Die Gesamtpunktezahl entspricht der Summe der Punkte pro Stelle, welche wiederum deren Einreihungsklasse entspricht. Z.B. ergibt die Stelle «Verwaltungssekretär EK 12» 12 Stellenplanpunkte. Die Punkte der Teilzeitstellen werden entsprechend ihrem Beschäftigungsgrad gewichtet. Basis für die Festlegung der Punktezahl bildet der Stand der Stellenpläne am 1. Januar 1997 (RRB Nr. 3473/1996). Die Festsetzung der Stellenplanpunkte erfolgt mittels RRB oder Verfügung analog «Erlass der Stellenpläne, Form».

Verschiebung von Stellen zwischen Direktionen

Die Verschiebung von Stellen zwischen Direktionen erfolgt mittels gemeinsamer Verfügung der die Stelle zur Verfügung stellenden und der sie übernehmenden Direktion.

Stellenschaffung, Einreihungsänderungen

Das Verfahren bei der Einreihung der Stellen bzw. bei deren Änderung richtet sich nach der Methode der «Vereinfachten Funktionsanalyse» (Lohnsystem/VFA) gemäss dem einschlägigen Handbuch. In der Regel ist eine Einreihung aufgrund der Stellenbeschreibung, des Anforderungsprofils, der Richtpositionsumschreibung sowie des Quervergleichs möglich. In Zweifelsfällen, insbesondere bei einmaligen, übergeordneten Funktionen, ist ein Einstufungsprofil mit einer Arbeitswertberechnung vorzunehmen (Lohnsystem/VFA). Das Personalamt leistet dabei auf Anfrage Unterstützung (Fachstelle Lohn).

Einreihungen ab Lohnklasse 17 (1.) und solche, die durch den Einreihungsplan und die Richtpositionsumschreibungen nicht eindeutig bestimmt sind (2.), sowie Klassenrahmen (3.) und Zweifelsfälle (4.) sind dem Personalamt (Fachstelle Lohn) vorgängig der Verfügung mittels besonderem Formular zu melden (vgl. § 7 Abs. 3 VVO).

Das Personalamt begutachtet ferner die Stellenpläne, Einreihungen, Stellenschaffungen und Änderungen von Gesamtpunktezahlen, die der Regierungsrat beschliesst.
 

Berichterstattung über die Stellenplanauslastung

Die Berichterstattung gemäss §°8 VVO erfolgt einmal jährlich, und zwar anfangs Jahr, da zum gleichen Zeitpunkt für den Bericht des Regierungsrates zur Rechnung über Stellenschaffungen und -aufhebungen informiert werden muss. Zudem wünscht die kantonsrätliche Finanzkommission ebenfalls, jeweils anfangs des neuen Jahres über die Stellenplanauslastungen informiert zu werden. Schliesslich soll dieser Bericht als Basis für das Budget des kommenden Jahres dienen. Die Berichterstattung hat jeweils bis Ende Februar zu erfolgen. Als Berichtszeitraum gilt

  • das vergangene Kalenderjahr für diejenigen Dienststellen, welche die durchschnittliche Stellenbesetzung über das ganze Jahr erheben;
  • der Stand von Mitte Januar (nach Lohnzahlungslauf Januar) als Stichtag für die übrigen Dienststellen mit Stichtagsauswertungen.

Die Berichterstattung gibt Auskunft über die Stellenbesetzung im Durchschnitt über das ganze Jahr oder per Stichtag, die Stellenschaffungen und -aufhebungen sowie die Stellenverschiebungen zwischen Direktionen im Berichtszeitraum sowie die Zahl und das Ausmass von Einreihungsänderungen.

Das Personalamt legt die Anforderungen an die Berichterstattung im Einzelnen fest. Die Berichterstattung wird von ihm zusammengezogen und konsolidiert.

Inkrafttreten

Diese Weisung tritt sofort in Kraft. Damit ist die Weisung der Personalkommission betreffend Gestaltung und Bearbeitung von Stellenplänen vom 10. März 1997 aufgehoben.

FINANZDIREKTION
Personalamt

HGO, 26. Mai 2016
 

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