Grundlagen Datenschutz und Archivierung

Inhaltsverzeichnis

Grundlagen zum Datenschutz 

Rechtliche Grundlagen

Die datenschutzrechtlichen Grundlagen bilden insbesondere das Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG, LS 170.4) sowie die dazugehörige Verordnung über die Information und den Datenschutz (IDV, LS 170.41). Damit hat der Kanton ein eigenes Datenschutzgesetz. Das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1) ist nicht auf den Kanton Zürich anwendbar (vgl. Art. 2 Abs. 1 DSG).

Das IDG ist ein Rahmengesetz und in den entsprechenden Sachgesetzen finden sich weitere Bestimmungen zum Datenschutz. Das Personalgesetz ist ein solches Sachgesetz und regelt in den §§ 34 bis 36 PG den Datenschutz und die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. Weitere Ausführungsbestimmungen finden sich zudem in den §§ 21 bis 31 der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (VVO, LS 177.111).

Grundsätze und Prinzipien des Datenschutzes

Das Recht auf Schutz der Privatsphäre (Art. 13 Bundesverfassung, SR 101) beziehungsweise auf Wahrung der informationellen Selbstbestimmung verpflichtet den Kanton einerseits, mit geeigneten rechtlichen, organisatorischen und technischen Massnahmen für eine rechtskonforme und verhältnismässige Datenbearbeitung zu sorgen. Andererseits ermöglicht es betroffenen Personen die Wahrung der Privatsphäre und damit insbesondere den Zugang zu den eigenen Personendaten.

Im Kanton Zürich gilt das Öffentlichkeitsprinzip (§ 4 IDG), nach welchem das Handeln der staatlichen Behörden und Ämter für Aussenstehende nachvollziehbar und transparent gestaltet wird. Die staatlichen Stellen sind auf der einen Seite verpflichtet, eine aktive Informationspolitik zu pflegen. Auf der anderen Seite hat jede Person grundsätzlich das Recht auf Zugang zu den bei einer staatlichen Stelle vorhandenen Informationen (§§ 24 ff. IDG und §§ 16 ff. IDV). Dies gilt auch betreffend die Informationen, die im Personaldossier aufbewahrt werden. Die Mitarbeitenden haben damit ein Recht auf Einsicht in ihr Personaldossier.

Im kantonalen Datenschutzrecht sind unter anderem die folgenden Prinzipien zu berücksichtigen:

  • Legalitätsprinzip: Jede Datenbearbeitung benötigt eine rechtliche Grundlage (§ 8 IDG).
  • Verhältnismässigkeitsprinzip: Jede Datenbearbeitung muss für die Erfüllung der gesetzlich umschriebenen Aufgaben geeignet und notwendig sein.
  • Zweckbindung: Das öffentliche Organ darf Personendaten nur zu dem Zweck bearbeiten, zu dem sie erhoben worden sind; ausser eine rechtliche Bestimmung sieht ausdrücklich eine weitere Verwendung vor oder die betroffene Person hat im Einzelfall eingewilligt (§ 9 IDG).
  • Erkennbarkeit: Die Beschaffung und der Zweck der Personendaten-Bearbeitung müssen für die betroffene Person erkennbar sein (§ 12 Abs. 1 IDG).
  • Integrität: Die Integrität bezieht sich auf die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Informationen. Daten dürfen demnach nicht unkontrolliert verändert werden.
  • Informationssicherheit: Die bearbeiteten Daten sind vom öffentlichen Organ durch organisatorische und technische Massnahmen zu schützen (§ 7 IDG). Dies ist besonders wichtig zur Gewährleistung von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Authentizität der Informationen.

Datenbekanntgabe

Das öffentliche Organ darf Personendaten bekanntgeben, wenn entweder eine entsprechende rechtliche Grundlage oder die Einwilligung der betroffenen Person vorliegen. Eine Datenbekanntgabe ist auch möglich im Rahmen der Amtshilfe oder zur Abwendung einer unmittelbar drohenden Gefahr für Leib und Leben oder höhere Gewichtung anderer wesentlicher Rechtsgüter.

Rechte der betroffenen Personen

Die betroffene Person hat das Recht auf Auskunft, ob und welche Informationen über sie beim öffentlichen Organ vorhanden sind. Wie der Ablauf des Einsichtsrechts betreffend das eigene Personaldossier ist, wird in der Weisung des Personalamtes zum Umgang mit Personalakten festgelegt. Darin wird auch die Berichtigung und Vernichtung von Unterlagen im Personaldossier thematisiert.

Grundlagen zur Archivierung 

Das Staatsarchiv des Kantons Zürich bewertet, übernimmt und erschliesst die dauernd überlieferungswürdigen Unterlagen. Es erhält zudem die Bestände und gewährleistet deren Benutzbarkeit. Damit wird das staatliche Handeln nachvollziehbar gemacht und die historische Forschung ermöglicht. Sind die Schutzfristen abgelaufen, gewährt das Staatsarchiv Interessierten Einsicht in seine Bestände.

In § 5 Abs. 3 IDG ist geregelt, dass das öffentliche Organ nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Unterlagen dem Staatsarchiv anzubieten hat.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen bilden insbesondere das Archivgesetz (ArchivG, LS 170.6) sowie die dazugehörige Archivverordnung (ArchivV, LS 170.61).

Archivierungsvorbehalt, Archivwürdigkeit und Zweckänderung

Sämtliche Akten, die vom öffentlichen Organ nicht mehr benötigt werden, sind dem Staatsarchiv innerhalb von zehn Jahren zur Übernahme anzubieten (sog. Archivierungsvorbehalt, § 8 Abs. 1 ArchivG). Das Staatsarchiv entscheidet daraufhin, welche Akten es übernimmt (§ 8 Abs. 2 ArchivG). Bei der Übernahme prüft das Staatsarchiv, ob die Unterlagen von dauerndem Wert, also archivwürdig sind (§ 6 ArchivV).

Mit der Übernahme der Unterlagen wird das Staatsarchiv zum verantwortlichen Organ (§ 5 ArchivV). Die Akten unterliegen zudem einer Zweckänderung, da sie neu zum Zwecke der Archivierung bearbeitet werden.

Schutzfristen

Die vom Staatsarchiv übernommenen Akten unterliegen den Schutzfristen gemäss den §§ 11 ff. ArchivG. Die Schutzfristen betragen bei Personendaten 30 Jahre, bei den im Rahmen des Personaldossiers häufiger vorliegenden besonderen Personendaten 80 Jahre (§ 11 ArchivV).

Weitere Informationen in Form von Empfehlungen, Leitfäden, Broschüren, Merkblätter usw. finden Sie auf der Homepage der kantonalen Datenschutzbeauftragten.

GFD, 13. Januar 2016

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Personalamt – Rechtsdienst

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